Primeiros passos

Notando estes aspectos, a ABITRIGO – Associação Brasileira da Industria do Trigo e a ABIP – Associação Brasileira para a Indústria da Panificação e Confeitaria contrataram a SETAM para juntas criarem um projeto comum para o desenvolvimento da industria do pão. Daí surgiu o PROPAN, Programa de Apoio à Panificação, em atividade há cerca de 10 anos.

Esta nova organização, sob forma de fundação sem fins lucrativos, tem o objetivo de implementar o fomento da atividade relacionada com a indústria da panificação em vários níveis. Concluiu-se que, com a profissionalização das padarias, toda a cadeia produtiva seria beneficiada. O foco principal passou a ser a capacitação de todo o ponto de venda, envolvendo os proprietários, os funcionários da linha de produção (padeiros e ajudantes) os atendentes (balconistas), os caixas (terminais de atendimento) e os ajudantes de serviços gerais básicos (limpeza, faxina e manutenção). As atividades foram planejadas fortemente centradas na BPF – Boa Prática de Fabricação e nos 5S.

Organização

O projeto foi desenvolvido baseado no sistema de formação de multiplicadores. A partir do treinamento de um grupo de instrutores (em curso em sala de aula mais um estágio em panificadoras), estes poderiam tornar-se consultores para aplicar este conhecimento em novas panificadoras ou mesmo treinar novos multiplicadores. Este método foi escolhido devido ao grande número de padarias que o Programa visa atingir: 10 mil estabelecimentos.

Para dar sustentação e continuidade a este sistema convidamos o escritório Márcio Rodrigues, que já vinha desenvolvendo projeto bem sucedido de capacitação de panificadores (premiado pelo SEBRAE), já que obedecia às linhas desenvolvidas pela nova fundação.

Fomento

Esse programa, apesar de enxuto e sem fins lucrativos, tem seus custos. Para fomento dessas atividades procuramos buscar recursos financeiros junto à cadeia produtiva da panificação. Grandes empresas com afinidade à indústria da panificação fazem parte da rede de sustentação do PROPAN, mediante contribuição mensal. Não foi difícil angariar colaboradores, pois estas empresas são diretamente beneficiadas com o sucesso do programa.

Certificação

Foi criado o sistema de selos de avaliação pelo cumprimento das metas de capacitação. São os selos ouro, prata e bronze, que afixados no estabelecimento atestam que aquela panificadora está certificada na otimização dos processos produtivos e administrativos.

Resultados

O sistema vem operando desde o inicio do século, com grande sucesso em todo o Brasil. Foram obtidos ótimos resultados na capacitação de milhares de panificadoras e de centenas de multiplicadores. Para conhecer mais detalhes sobre o projeto, acesse www.propan.com.br.

O acervo é composto de milhares de plantas, desenhos, croquis, memoriais descritivos, escrituras e demais documentos referentes aos imóveis pertencentes à malha ferroviária da Rede. Este conteúdo documenta os cerca de 22 mil km de linhas férreas, desde os trilhos em si até fazendas e estações. O material ocupava uma área de cerca de 100 m², parcialmente armazenado em mapotecas horizontais do tipo gaveta e em arquivos de aço, mas grande parte estava acondicionada de forma inadequada, enrolados individualmente ou armazenados em tubos de papelão. Alguns dos documentos precisaram de restauração, como por exemplo documentos empoeirados e plantas em papel manteiga que se apresentavam rasgadas.

Etapas

A primeira fase do trabalho consistiu em uma profunda análise do material existente: levantamento da quantidade e como estavam classificados. O resultado foi a descoberta de um grande número de duplicidade de documentos, entre originais e cópias. O diagnóstico situacional verificou que seria possível e necessário reduzir bastante o volume de documentos.

Devido ao grande volume de informações e aos processos internos já em funcionamento na empresa, optou-se por fazer a classificação do material por trechos da malha ferroviária existente. Catalogou-se toda a documentação e também registrou-se aqueles pontos em que faltavam levantamentos. As plantas foram agrupadas aos documentos relativos a cada bem imóvel. Esta etapa obedeceu às prioridades determinadas pelo cliente para que, ao longo do trabalho, os reflexos da organização já pudessem ser aproveitados pela Rede.

A etapa seguinte foi levantar o mobiliário necessário para a correta armazenagem do material. Notou-se que na própria Rede existia arquivo deslizante rotativo, que estava sem uso e iria ser destinado a leilão. As plantas poderiam ficar dependuradas na vertical, facilitando o manuseio e garantindo melhor conservação. Após uma pequena reforma e instalação no local adequado, se encaixou perfeitamente às necessidades de armazenagem do arquivo patrimonial dos imóveis da Rede.

Mais tarde providenciou-se o descarte daqueles documentos que não precisavam estar armazenados, conforme análise e autorização da gerência responsável. O expurgo e a organização resultaram em uma necessidade de menos de 50% da área anteriormente ocupada.

Para auxiliar o correto gerenciamento do acervo, padronização, sistematização e controle de fluxo, foi implementado um programa informatizado de catalogação e indexação. Em um computador comum estão registrados o conteúdo, a localização física e os empréstimos, entre outras informações a respeito acervo.

Vantagens

Consistência
A estrutura e padronização aplicadas estão em perfeito funcionamento há mais de cinco anos.

Tempo
O tempo médio para obter um documento é agora de três a quatro minutos. Antes, alguns documentos nunca eram encontrados.

Espaço e mobiliário
A empresa pôde reduzir a área ocupada, economizar em mobiliário e criar área de consulta ampla.

Pessoal
Antes eram necessárias três pessoas para gerenciar os documentos. Atualmente, apenas um funcionário é responsável por toda a administração do arquivo.

Para a escolha do local de um novo ponto para uma franquia leva-se em consideração diversos fatores, como a densidade comercial existente, a importância das vias, a população residente, as lojas concorrentes e não podemos esquecer das próprias lojas.  Para saber se o novo ponto não irá ‘canibalizar’ os clientes de uma loja da mesma rede é preciso ser bastante criterioso na escolha do local.

O escritório de administração das lanchonetes Subway de Minas Gerais e Espírito Santo convidou a SETAM para realizar pesquisa com os clientes de uma loja específica existente na Savassi, bairro da região centro-sul de Belo Horizonte. A intenção era saber qual o raio de ação efetivo daquela loja, para determinar a posição adequada do novo ponto sem trazer prejuízos para ambos os franqueados.

A Setam executou pesquisa de origem e destino, que pergunta para o universo de todos os clientes em horários específicos na loja: onde ele estava antes de fazer aquela refeição e para onde ele vai depois, além da natureza do local, como casa, trabalho, médico, etc. Foram adicionadas outras questões para elaboração de relatórios extras, como quantidade de vezes que já lanchou aquela loja (para saber a taxa de fidelidade), se vai comer na lanchonete ou levar para viagem.

Depois de tabulados, consolidados e colocados em gráficos, os dados de mais de duzentos clientes mostraram resultados reveladores, e o relatório da Setam fomentou as reuniões entre a administração e os novos franqueados para a adequada determinação do local para a nova loja. Foi também produzido um mapa com todos os clientes posicionados nos seus endereços de origem e destino, para uma melhor visualização na distribuição geográfica.

Ao ver em breve uma nova lanchonete da rede Subway na região da Savassi, em Belo Horizonte, saiba que a localização foi minunciosamente estudada e determinada com a ajuda do trabalho de campo da Setam.